Minimikrav

Från Sveroks wiki

För att en ideell förening ska fungera på bästa sätt behöver ekonomi och demokrati vara välfungerande. Information om föreningen och hur man påverkar den ska finnas tillgängligt för alla medlemmar när som helst. Medlemmar i föreningen ska kunna göra sin röst hörd inte bara på årsmötet utan även under året.

Man kan själv stämma av läget i sin förening genom att kolla checklistan nedan, där de saker som räknas som minimikrav för en stor förening eller online-förening står. De kan naturligtvis också användas av mindre föreningar: det är trots allt saker som är till för att föreningen ska fungera väl!

Demokrati

Detta är de minimikrav som Sverok har på demokratin i föreningar med minst 1 000 medlemmar eller online-föreningar. Förmodligen uppfyller ni redan flera av dessa, men kom ihåg att alla punkterna är det som minst måste uppnås för att föreningen ska vara ok. Ni kan säkert komma på fler saker ni kan göra för att bli en superförening med god demokrati!

• Föreningen ska ha godkända stadgar och dessa ska finnas på föreningens hemsida (dels upplagda under egen länk, dels vid medlemsregistrering).

• Föreningen ska ha en hemsida där följande information ska finnas tydlig, tillgänglig och enkel att hitta för befintliga och blivande medlemmar:
  • Information om föreningen (samt att medlemmarna har rätt att vara med på årsmöte och bestämma om föreningen).
  • Stadgarna (se punkten ovan).
  • Styrelsen (namn, kontaktinformation, styrelsepost och ansvarsområde).
  • Medlemsregistrering (ska innehålla beskrivning av föreningen, stadgar, registrering av medlemsuppgifter och information om hur man betalar eventuell medlemsavgift).
  • Årsmötesprotokoll (dessa sparas även från tidigare år). Extra årsmötesprotokoll ska också finnas upplagda på hemsidan, och gärna andra protokoll från olika föreningsmöten.

• Årsmötet ska hållas och fungera:
  • Det ska vara behörigt kallat, det vill säga kallelsen ska ha gått ut i tid personligen till alla medlemmar och ha innehållit nödvändig information för att man ska kunna delta, samt vad som ska tas upp på mötet (dagordning).
  • Närvaron på årsmötet ska vara god i relation till föreningens antal medlemmar. Man kan behöva planera i tid för att få dit många medlemmar och använda sig av olika medel för att locka medlemmarna att delta. Bolla gärna idéer med föreningsutvecklaren!
  • Protokollet från årsmötet ska finnas tillgängligt på hemsidan snart efter att årsmötet hållits.

• Revisorn ska vara myndig (minst 18 år) och inte vara en släkting, partner eller på annat sätt relaterad person till någon i styrelsen. Skulle det vara fallet kallas det för jäv och innebär att revisorn kan påverkas i sitt arbete när denne ska kontrollera styrelsens jobb under året.

• Förtroendevalda, det vill säga de personer som årsmötet valt till olika poster (styrelse, revisor och valberedning till exempel) i föreningen, ska bara ha en post var. En person får inte ha fler poster än en samtidigt: det gäller såväl stora som små föreningar.

Ekonomi

Detta är de minimikrav som Sverok har på ekonomiområdet i föreningar med minst 1 000 medlemmar. Vissa av punkterna är också reglerade i svensk lag och måste följas när man har viss verksamhet i såhär stora föreningar. Ni kanske redan gör några av de här sakerna utan att känna till de ekonomibegrepp som nämns nedan, men det viktiga är ju att det görs och att föreningens ekonomi är under god kontroll.

• Bokföring (att skriva ned hur föreningens pengar kommer in eller går ut, och att spara alla kvitton på ett ordnat sätt).
  • Öppningsbalans. Om man inte har bokfört tidigare, så skriver man ett startdokument med vad man har för pengar och utrustning från början och vilka skulder man har, vilket tillsammans blir föreningens tillgångar.
  • Ha en löpande bokföring. Allt som händer med föreningens ekonomi ska föras in i bokföringen i den ordning de sker. Det gäller såväl kostnader som intäkter.
  • Använda dubbel bokföring (ett bokföringssätt som ger bättre överblick över ekonomin än att bara skriva allt i en lista).
  • Numrera alla verifikationer (kvitton, fakturor, skuldebrev, och så vidare) och förvara dessa i pärmar.
  • Ha en inventarielista på tillgångar som är av utrustningstyp, det vill säga allt som föreningen äger som inte är pengar.

• Bokslut
  • Avsluta den löpande bokföringen för verksamhetsåret genom att sammanställa all bokföring för året och redovisa balans- och resultaträkning samt kommentarer på dessa. Redovisningen sker på årsmötet men ska förberedas i god tid innan.

• Revisionsberättelse
  • Revisorerna ska efter varje år granska den ekonomiska redovisningen och därefter avlägga en revisionsberättelse.

• Budget
  • Ha en resultatbudget (en plan för föreningens ekonomi där intäkter och kostnader är knutna till en viss tidsperiod, exempelvis ett år).
  • Ha en likviditetsbudget (en plan för föreningens ekonomi utifrån hur den ser ut "på kontot" under till exempel ett visst år. Även om resultatbudgeten för året säger att ni går plus kanske inte pengarna kommer in förrän året efter, och då kan likviditetsbudgeten visa hur det verkligen ser ut i föreningen under tiden så ni vet vad ni har för pengar och när).

Hjälp, hur gör vi?

Saker och ting är sällan så krångliga som de först kan verka, och Sverok har många sätt att hjälpa föreningarna att få ordning på både ekonomi och demokrati:

• Sök vidare på wikin! Det finns massor med sidor om föreningsdemokrati och ekonomi på wikin, och det går också att gå direkt till Kunskapsbanken där man kan välja vilket ämne man vill veta mer om.

• Kolla in Sveroks kurser som tar upp både årsmöteskunskap, styrelsekunskap, bokföring, ekonomiarbete och mycket mer. Kurserna finns i form av youtube-filmer, som ni kan titta på när det passar er.

• Det kommer att finnas mallar att använda sig av, främst för ekonomin men förhoppningsvis även för hemsidor. Dessa mallar är inte klara än, men det arbetas på och kommer dyka upp på hemsidan under Föreningsstöd

• Studiefrämjandet har många kurser och studiecirkelsmöjligheter när det gäller föreningskunskap. Dessa får ni även bidrag för om ni kör dem i föreningens regi, så kolla upp vad ert lokala studiefrämjandekontor kan hjälpa er med!

• Föreningsutvecklaren Emma jobbar med att coacha och hjälpa föreningar på de här områdena, och kan ge både stöd och tips på hur ni kan komma vidare i ert föreningsarbete. Alla kontaktuppgifter finns också på hemsidan. Dessutom finns Sveroks ekonom, Jenny, till hjälp om Emma skulle gå bet på någon ekonomifråga.

• Besök Sveroks kansli i Linköping eller få besök av föreningsutvecklaren om ni känner att ni verkligen inte får ordning på läget och vill ha hjälp steg för steg via ett möte. Hör av er först och boka in någon bra tid som funkar för alla inblandade.