Bokföring, introduktion

Från Sveroks Wiki
Hoppa till: navigering, sök

Denna artikel har som syfte att ge föreningar en övergripande bild av vad en bokföring är, hur man startar en och hur man sedan löpande arbetar i den. Innan ni nått delen "Bokföra" kan det kännas svårförstått men misströsta inte det kommer förhoppningsvis bli en ”aha” upplevelse när ni kommit igenom hela texten.

Vad är bokföring?

Bokföring är som ordet anger att ”föra sina böcker”. Varje affärshändelse i föreningen, vare sig det är fråga om att man köpt en påse gem, man har sålt en skruv, betalat en skuld eller tagit ett lån - varje sådan affärshändelse skall skrivas in i bokföringsboken. Vi talar här om ”bok” och så var det ju förr innan datorerna kom in i bilden.

Varför bokföra?

Man bokför för att ha kontrollen över en ekonomi och kunna visa att man har det. Även om de flesta föreningarnas ekonomi är rätt liten så rör det några tusenlappar som är föreningens. Allra minst styrelsen bör kunna få koll på hur mycket som finns kvar i kassan och vad pengarna har gått till. Bokföring är ett sätt att göra det på.

Det är inte svårt att bokföra när man väl har lärt sig hur grunderna går till. Det tar heller inte så lång tid. Att kunna grunderna i dubbelbokföring är också en färdighet som är bra i andra situationer än i föreningslivet. Man kan definitivt skriva med det på sitt CV.

Vem är bokföringsskyldig?

Det finns olika villkor för när en förening blir bokföringsskyldig och det styrs av lagar. Om föreningen uppfyller minst ett av nedanstående villkor så är den bokföringsskyldig:

  • Tillgångarnas marknadsvärde överstiger 1,5 miljoner
  • Föreningen bedriver näringsverksamhet
  • Föreningen är moderföretag i en koncern.

Vad innebär de olika villkoren?

Tillgångarnas marknadsvärde överstiger 1,5 miljoner Tillgångar som en förening kan ha är exempelvis behållningen på bankkontot, fordringar samt anläggningstillgångar i form av servrar eller mark. Det är förmodligen sällsynt att en Sverokförening uppfyller detta villkor, men det kan tänkas att en del arrangörsföreningar eller de största dataspelsföreningarna når upp till 1,5 miljoner i tillgångar.

Föreningen bedriver näringsverksamhet Till näringsverksamhet räknas aktiviteter som innehåller någon form av ekonomisk verksamhet, d.v.s. verksamhet som föreningen tar betalt för utöver medlemsavgifter och motsvarande. Det spelar ingen roll om verksamheten drivs i vinstsyfte eller inte. Även ekonomisk verksamhet helt utan vinstsyfte, t.ex. Försäljning till medlemmar till självkostnadspris kan vara näringsverksamhet. Det har heller ingen betydelse vad inkomsterna ska användas till, om de ska användas för ett ideellt ändamål eller inte. Undantag till detta kan vara om verksamheten rör enstaka fall som har en begränsad omfattning. Om en förenings enda ekonomiska verksamhet består i att anordna ett mindre evenemang till självkostnadspris eller med blygsam vinst någon gång årligen bör det falla utanför begreppet näringsverksamhet. Om någon del av föreningens verksamhet innefattar näringsverksamhet blir hela föreningens verksamhet bokföringspliktig.

Föreningen är moderföretag i en koncern En förening som innehar mer än hälften av rösterna för samtliga aktier eller andelar i ett företag, t.ex. aktiebolag eller en ekonomisk förening, anses vara moderföretag i koncern.

Vad innebär bokföringsskyldighet?

Bokföringsskyldighet omfattar all verksamhet i föreningen och innebär att föreningen ska:

  • Upprätta en öppningsbalansräkning när bokföringsskyldigheten inträder.
  • Bokföra alla affärshändelser löpande
  • Se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter
  • Se till att det finns systemdokumentation och behandlingshistorik.
  • Arkivera all räkenskapsinformation och sådan utrustning som behövs för at presentera räkenskapsinformationen
  • Avsluta den löpande bokföringen med en årsredovisning, ett årsbokslut eller ett förenklat årsbokslut.


Öppningsbalans

När föreningen startas är öppningsbalansen för föreningen 0 kr. Har föreningen däremot haft verksamhet en tid och sedan kommer på att man ska börja med bokföring så är det mycket troligt att man exempelvis har pengar på bankkontot eller i en kontantkassa, mer ovanligt är det nog att man har skulder eller fordringar, men det kan förekomma. Alla sådana uppgifter ska finnas med i en öppningsbalans och som namnet antyder är det endast balanskontona (tillgångar, skulder och eget kapital) som ska finnas med.

Löpande bokföring

Bokföringen kan göras mer eller mindre komplicerad och föras genom kassabok, excel eller genom ett bokföringsprogram. Varje förening bör göra en bedömning av hur avancerad bokföring som ska tillämpas, men man kan säga att ju fler affärshändelser man har desto större behov har man av ett bokföringsprogram.

Enkel eller dubbel bokföring?

Man skiljer mellan enkel och dubbel bokföring. I enkel bokföring bokförs varje affärstransaktion en gång medan man i dubbel bokföring -som redan namnet anger – bokför varje transaktion två gånger. Om föreningen köper ett spel för 500 kronor så skulle man i enkel bokföring skriva upp 500 kronor under kategorin 'spel'. I dubbel bokföring skriver man i stället upp var pengarna kommit från och vad de spenderats på. Man kan alltså se att det har gått pengar från Handkassan till att Köpa spel.

Det kan tyckas vara en rätt liten skillnad, men det gör det mycket lättare att hitta fel i bokföringen.

Många har säkert kommit i kontakt med enkel bokföring i en s.k. kassabok. När man bokför för sin förening så bör man dock använda dubbelbokföring då denna är säkrare och tydligare. I resten av texten syftas det alltid på dubbel bokföring.


Verifikationer

För varje transaktion skall det finnas en handling/ett papper som beskriver affärshändelsen. För det mesta är det fråga om ett enkelt kvitto, en faktura föreningen har fått eller en faktura som föreningen har skickat iväg. Har föreningen tagit ett lån är skuldebrevet den handling som beskriver affärshändelsen. Denna handling kallas Verifikation. Varje affärshändelse, verifikation, skall föras in i bokföringen i den ordning som de inträffar.

Konton

Ett Konto i bokföring är inte riktigt samma sak som det man kallar konton i vardagen. Ett konto i bokföringssammanhang kan vara ett bankkonto, men det kan vara mycket annat också. Alla saker man kan flytta pengar från eller till är konton. Sverokbidrag är ett konto. Medlemsavgifter är ett konto. Köp av spel är ett konto. Portokostnader är ett konto.

Ibland har man flera konton för något som kan tyckas vara samma sak. Om föreningen är skyldig en medlem pengar så skriver man upp det på ett så kallat skuldkonto. Om en medlem däremot är skyldig föreningen pengar så skriver man upp det på ett annat konto - ett tillgångskonto. Man använder alltså inte samma konto för bägge sakerna. Som en tumregel kan man säga att ett konto i normalfallet aldrig kan stå på minus.

Kontoplan

Kontoplanen är en lista på konton. De har ett nummer och ett förklarande namn. När man väljer sin kontoplan utgår man normalt sett från någon standardkontoplan. ”BAS95”, ”BAS96”, ”EU97”, ”EU2000” är exempel på standardiserade kontoplaner. Även om man utgår från en viss standardkontoplan finns det ingenting som säger att man blint måste följa denna. Om kontoplanen t.ex innehåller ett konto som heter ”Byggnader” och man inte äger några byggnader i föreningen kan man lugnt stryka detta konton från kontoplanen. Många föreningar har troligen inte behov av särskilt många konton utan kan troligen stryka i det närmaste alla.

Sveroks standardkontoplan för föreningar är baserad på EU-BAS men innehåller bara de konton som är intressanta för spelföreningar.

Kontoslag

Alla Konton vare sig man skapat dem själv eller tagit dem från en standardplan delas in i en utav fyra typer. Man behöver veta vilken typ ett konto är av för att kunna göra rätt i bokföringen. De fyra typerna är:

  • Tillgångar
  • Skulder
  • Intäkter
  • Kostnader

Tillgångskonton

Tillgångar
1000-1900

Pengar in Pengar ut
debet kredit
   

Exempel:

  • Bankkonto(n)
  • Handkassa
  • Skulder till föreningen
  • Datorer
  • Vitvaror

(Konto 1000-1999)

Dessa konton beskriver sådant som föreningen äger. Alla konton som beskriver föreningens likvida medel - alltså pengar i kassan, på postgiro, bankgiro, banktillgodohavande, etc - är tillgångskonton. De maskiner, inventarier och sånt som föreningen äger finns också på tillgångskonton. Om medlemmar är skyldiga föreningen pengar, då skall dessa fordringar (pengar någon är skyldig en) skrivas upp som som en tillgång.

Är föreningen i stället skyldig någon medlem pengar så är detta en skuld, inte en negativ tillgång.

Å andra sidan, om en medlem betalat i förskott då bokförs detta på kontot ”Förskott från kunder” detta skall då ses som att ni är skyldiga medlemmarna dessa pengar och detta kontot är därför inget tillgångskonto.

Alla tillgångskonton har ett kontonummer som börjar på siffran 1.


Skuldkonton

Skulder
2000-2999

Skuld minskar Skuld ökar
debet kredit
   

Exempel:

  • Föreningens skulder

(Konto 2000-2999)

Dessa konton beskriver de skulder som föreningen har. Vanliga skuldkonton är ”Bankskulder”, ”Checkräkningskredit” och ”Leverantörsskulder”. Många föreningar startas med hjälp av pengar som kommer från grundarna. Detta startkapital är att se som en skuld till grundarna. Om en förening är skyldig en medlem pengar så är det alltså under ett Skuldkonto det ska skrivas upp.

Alla skuldkonton har ett kontonummer som börjar på siffran 2.

Intäktskonton

Intäkter
3000-3999

Felkorrigering Får pengar
debet kredit
   

Exempel:

  • Medlemsavgifter
  • Försäljning
  • Pant av tomburkar
  • ...annat som genererar pengar

(Konto 3000-3999)

Endast ett fåtal konton är normalt sett intäktskonton. Man talar i redovisningssammanhang inte om inkomster eller utgifter, utan man talar istället om intäkter och kostnader. En intäkt uppstår exempelvis när föreningen tar upp medlemsavgift, får bidrag eller säljer en vara eller tjänst. Detta är de vanligaste formerna av intäkter.

Intäktskonton används för bokföring av föreningens intäkter.

Däremot så är inte alla rörelser på ett intäktskonto en faktiskt intäkt. Om man exempelvis flyttar pengar från sitt postgirokonto till sitt bankkonto eller handkassa så är det ingen intäkt, bara en flytt från ett konto till ett annat.

Alla intäktskonton har ett kontonummer som börjar på siffran 3.

Kostnadskonton

Kostnader
4000-8999

Saker köps Felkorrigering
debet kredit
   

Exempel:

  • Spel
  • Lokalhyra
  • Papper
  • Porto
  • Verktyg
  • ...annat som kostar

(Konto 4000-8999)

Kostnadskontona beskriver föreningens kostnader. Lokalhyra, varuinköp, löner, transporter och räntor är exempel på kostnadskonton. Allt som föreningen betalar och som inte är att betrakta som en investering för framtiden eller har ett bestående värde är att betrakta som föreningens kostnader. "Ett bestående värde" är ett lite luddigt uttryck - som en tumregel kan man fråga sig om man kan sälja varan igen. En dator har ett bestående värde, ett brädspel har det inte - i alla fall i bokföringen.

Kontonummer för kostnadskonto börjar på siffran 4, 5, 6, 7, eller 8.

Bokföra

I det här stycket följer ett exempel på hur bokföringsarbete skulle kunna se ut i en förening med inte alltför många utlägg och inte heller någon större mängd konton.

I en hemmabudget sätter man ofta upp två kolumner för plus och minus. I föreningens bokföring heter de båda kolumnerna Debet respektive Kredit. Det är lätt att tro att ”Ökning” alltid debiteras medan ”Minskning ” alltid krediteras. Men så är det inte. På Tillgångskonton stämmer detta dock. Om en transaktion innebär att tillgången ökar - ja, då debiterar man tillgångskontot medan man krediterar tillgångskontot om tillgången minskar. (+T-) Om man således flyttar pengar från kassakontot till postgirot, då ska vi först avgöra vilka konton som berörs (kassakontot(T) och postgirokontot(T)). Därefter ställer man sig frågan: ”Ökar eller minskar kassabehållningen med transaktionen?” – Kassabehållningen minskar förstås - kassakontot är ett tillgångskonto (+T-) - alltså krediterar man kassakontot. För postgirokontots del frågar man sig: ”Ökar eller minskar behållningen på postgirot med transaktionen?” - den ökar förstås - postgirokontot är ett tillgångskonto (+T-) – alltså debiterar man postgirokontot.

Kassa
1910

debet kredit
100

Postgiro
1931

debet kredit
100


På skuldkonton är det precis tvärtom. Om en transaktion innebär att Skulden ökar, ja då krediterar man skuldkontot medan man debiterar om skulden minskar. (-S+). Vi bokför ett banklån (som utbetalas kontant). Först avgör vi vilka konton som berörs (kassakontot(T) och banklånekontot(S)). Därefter ställer man sig frågan: ”Ökar eller minskar kassabehållningen med transaktionen?” - Kassabehållningen ökar förstås – kassakontot är ett tillgångskonto (+T-) man debiterar kassakontot. För banklånekontots del frågar man sig: ”Ökar eller minskar skulden till banken med transaktionen?” - den ökar förstås - banklånekontot är ett skuldkonto (-S+) - alltså krediterar man banklånekontot.

Kassa
1910

debet kredit
100

Banklån
2350

debet kredit
100


Intäktskonton behandlas på samma sätt som skuldkonton. D.v.s. om intäkten ökar då krediterar man kontot medan man debiterar kontot när transaktionen innebär att intäkten minskas. (-I+) Vi bokför en försäljning (kontant). Först avgör vi vilka konton som berörs (kassakontot och försäljningskontot). Därefter ställer man sig frågan: ”Ökar eller minskar kassabehållningen med transaktionen?” - Kassabehållningen ökar förstås - kassakontot är ett tillgångskonto (+T-) - alltså debiterar man kassakontot. För försäljningskontots del frågar man sig: ”Ökar eller minskar intäkten med transaktionen?” - den ökar förstås - försäljningskontot är ett intäktskonto (-I+) alltså krediterar man försäljningskontot .


Kostnadskonton behandlas på samma sätt som tillgångskonton. D.v.s. om kostnaden ökar då debeterar man kontot medan man krediterar kontot när transaktionen innebär att kostnaden minskas. (+K-)

Vi bokför en teleräkning (kontant). Först avgör vi vilka konton som berörs (kassakontot och telefonkontot). Därefter ställer man sig frågan: ”Ökar eller minskar kassabehållningen med transaktionen?” - Kassabehållningen minskar förstås - kassakontot är ett tillgångskonto (+T-) - alltså krediterar man kassakontot. För telefonkontots del frågar man sig: ”Ökar eller minskar kostnaden med transaktionen?” - den ökar förstås - telefonkontot är ett Kostnadskonto (+K-) alltså debiterar man telefonkontot. Summan som bokförs i Debet skall alltid överensstämma med summan som vi bokför i kredit - det skall alltid vara balans i varje transaktion.

Mycket information? Ta en titt på lathunden om ni behöver friska upp minnet. Där finns det en enkel uppspaltning i vilket konto som ska vara kredit och vilket som ska vara debet.

Exempel

Föreningen får Sverokbidrag

Ni får 3500 kronor i Sverokbidrag (konto 3240) som en intäkt – konto 3240 ska krediteras (intäkter går alltid som kredit)

Pengarna går in på bankkontot (konto 1930) och saldot där ökar – konto 1930 ska debeteras

Grundbidrag, Sverok
3240

debet kredit
3500

Bankkonto
1930

debet kredit
3500


Föreningen köper spel för 399:-

Pengarna tas från handkassan, ett tillgångskonto (konto 1910) och saldot där minskas – konto 1910 ska krediteras.

Pengarna går till butiken, en kostnad i form av spelinköp (konto 4040). Kostnader går alltid som debet.

Handkassa
1910

debet kredit
399

Inköp av spel
4040

debet kredit
399



Ansvarig för bokföringen

Det är föreningens styrelse som har det övergripande ansvaret för bokföringen. Därutöver finns det ett ansvar hos dem som i praktiken utför bokföringsarbetet. Även om föreningen tar hjälp med bokföringen av någon utomstående är det styrelsen som har ansvaret för att bokföringen sköts korrekt. I en förening som är bokföringsskyldig på grund av näringsverksamhet kan den som avsiktligt eller av oaktsamhet åsidosätter bokföringsskyldigheten dömas för bokföringsbrott.