Arrangera lajv

Från Sveroks Wiki
Hoppa till: navigering, sök

Denna artikel skevs av Holger Jacobsson och publicerades i nummer 27 av Sveroks förbundstidning Sverox.

För att inte överskrida formatet för den här artikeln har jag utgått från spel i en avgränsad miljö, t.ex. en herrgård eller en kursgård. Sådana lokaler passar för en stor mängd arrangemang i nutida eller historisk setting. Vissa delar av artikeln är mer generella, kanske kan man ha nytta av dem om man planerar att hålla ett rollspelskonvent eller en stor temafest. Det här är ingen fullständig steg för steg guide utan mer ett antal tips som kan göra resan mot ett riktigt bra arrangemang enklare och lite kortare.

Organisation, motivation och arbetssätt

Nästan hälften av alla lajv som annonseras ut i olika kalendarier ställs in. Den vanligaste orsaken är att arrangörerna märker att de inte har den tid arrangerandet kräver. Det får förstås tråkiga konsekvenser för alla de deltagare som redan investerat pengar och arbetstimmar i det hela. Den stora andelen inställda lajv gör det svårt för nya arrangörer att etablera sig eftersom deras potentiella deltagare väljer säkra kort för att slippa riskera en inställd föreställning.

Det är därför jätteviktigt att man funderar över vart man vill nå och ungefär hur lång tid man tror att det kommer att ta. Efter en sådan uppskattning kan man se hur många arrangörer som behövs och om det överhuvudtaget är möjligt att genomföra det hela. Man ska nog också fråga sig varför man ger sig i kast med uppgiften och vad man hoppas på att få ut av det. Man måste känna sig säker på att det kommer att vara värt besväret. För det är besvärligt att arrangera lajv. Vanliga motiv är att man får uppskattning efteråt, att det är en utmaning och att det helt enkelt är roligt att arbeta med de människor man gör projektet tillsammans med.

Ett annat bra incitament är att man lär sig mycket. Producenter och projektledare inom näringsliv och kultur renodlar samma egenskaper och färdigheter som de man övar upp genom att arrangera lajv. Upplevel-seindustrin sägs vara I-världens snabbast växande marknad och det finns goda chanser för drivna skribenter med erfarenhet av interaktivt berättande att slå sig fram i den professionella världen. Om man nu vill det.

Tydliga ansvarsområden brukar vara bra i sådana här sammanhang. Det ska helst inte råda några oklarheter kring vems uppgift det är att fullfölja det ena eller det andra. Lika viktigt är det att alla från början får åtminstone några uppgifter de tycker om och att man delar broderligt på det trista ifall det nu skulle råka vara så att ingen vill syssla med t.ex. logistik eller bokföring.

Någon form av produktionsplan bör fungera som en ledstjärna i arbetet. Den anger helt enkelt i vilken ordning saker och ting ska genomföras och när det måste vara gjort. Min erfarenhet är att man nästan aldrig lyckas hålla de deadlines som satts upp i förhand och att förutsättningarna hinner ändras så många gånger under arbetets gång att produktionsplanen hamnar helt i skymundan. Med det i åtanke tror jag inte att man ska gå in på små detaljer i planen. Den är mer ett hjälpmedel som mäter hur man ligger till i arbetet.

I inledningen av projektet brukar ett möte vara samma sak som social samvaro och visionerande under gemytliga former. Syftet med den sortens möten är att dra upp riktlinjerna för vad man vill. Det ideala är kanske att ha denna fas överstökad innan man börjar marknadsföra uppsättningen och bestämmer datum för genomförandet. När man väl vet vad man vill är det dags för mer problemorienterade sammankomster. Innan en sådan sammankomst är det bra om man bestämt vart mötet ska leda. Man behöver inte krångla i onödan med dagordningar och annan byråkrati men det gäller att inte bara pladdra på utan riktning. Exempel på syfte med ett möte kan vara: bestäm vilka rubriker som ska ingå i första utskicket och vem som ska skriva vad, blir det tid över arbetar vi tillsammans med utkast på de olika texterna. Mötet avslutas med uppföljning av tidigare beslut.

God kommunikation inom arrangörsgruppen är mycket viktigt. Ofta flyter olika ansvarsområden ihop, medarbetarna blir då beroende av varandra och måste hela tiden ha ganska bra koll på vad andra arbetar med. Ett självklart exempel är att den ekonomiansvarige måste veta vilka utlägg som görs och hur mycket pengar som kommer in via deltagaravgifter och annat. De som arbetar med deltagarkontakt måste kunna ge samma bild av hur projektet fortskrider. Arrangörer som ger olika svar på samma frågor inger inte förtroende.

Internet kan vara till stor hjälp, e-postlistor och diskussionsforum är kanske de mest uppenbara alternativen. En lite mer sofistikerad variant är en gemensam dokumentbank som alla behöriga arrangörer får tillgång till. Vem som helst kan då gå in och uppdatera en text och man kan samla de senaste versionerna på ett ställe.

Sök hjälp

Att se sig om efter hjälp utanför bekantskapskretsen är ofta en god idé. Ta reda på om det finns intresseföreningar varifrån man kan hämta kunskap eller låna saker till uppsättningen. Jag har själv fått tag på bl.a. en hästdroska, en tidstypisk polismundering, veteranbilar och ett jazzband genom att söka upp samarbetspartners och höra med deltagarna ifall de har användbara kontakter.

Läs även Tomas Walshs och Henrik Summanens arrangörshandbok Saga Mot Verklighet och några årgångar av tidningen Fea Livia.

Prioritera rätt

En förrädisk fallgrop som många trillar ner i är att de arbetar jättemycket med dom roliga sakerna och skjuter annat framför sig tills det nästan är för sent. Till Sista Kapitlet, den avslutande delen i föreningen ULF´s 20-talskampanj hade vi lagt ner oerhört mycket tid på två handouts. En dagbok på över 100 maskinskrivna A4 sidor och ett långt testamente författat på korrekt 1700-talssvenska och på handgjort, patinerat papper. Många hundra arbetstimmar låg bakom dessa dokument. Dagboken lästes av två personer och testamentet förstördes tidigt eftersom dess ägare tog sig ett påklätt bad under en spelad berusning. Tid är hårdvaluta och som arrangör måste man ha en pragmatisk (nyttoinriktad) approach till sina tidsinvesteringar. De åtgärder som skapar värde för många, helst alla, deltagare ska i så stor utsträckning som möjligt prioriteras framför sådant som kanske bara kommer några få till gagn. Det viktigaste är att man alltid når upp till en acceptabel miniminivå inom alla områden. Det spelar ingen roll om utskicken och intrigerna är helt fantastiska ifall arrangörerna inte haft tid att dölja spellokalens mest uppenbara skavanker. Sträva efter en så hög, jämn nivå som möjligt och fundera över vilka insatser det egentligen är som bidrar till deltagarnas upplevelse. Finansiering

Om arrangörsarbetet sker på ideell basis så borde deltagaravgifterna täcka projektets kostnader. En Sverokansluten förening kan alltid hoppas på visst stöd från sitt distrikt och studieförbunden brukar också kunna skjuta till lite om man är beredd att lägga ner tid på att redovisa sammankomster. Enligt min erfarenhet är det ganska lite pengar som kommer in den vägen, men eftersom man alltid rör sig med små marginaler som arrangör kan varje tusenlapp göra stor skillnad. Sverok och studieförbunden kan också ge andra sorters stöd; lån av databestyckad lokal och kopieringsutrustning är två exempel. För att kunna få bidrag från stiftelser och fonder som Framtidens Kultur, Nordiska Kulturrådet och kommunernas bidragspotter måste man ofta kunna visa att man tänker göra något som aldrig tidigare gjorts eller något som kommer att skapa bestående värden för Sveriges lajvare.

Konkurrensen om pengarna är hård och handläggningstiden av ansökningen kan vara ett helt år. Det som ändå ger lite hopp om extern finansiering är det faktum att det finns väldigt många källor att söka från. Sitter man en halvdag på biblioteket och går igenom en sammanställning av landets kulturfonder och stipendier så hittar man flera dussin potentiella bidragsgivare.

Likviditeten brukar vara ett stort problem för alla lajvarrangörer. Deltagarna betalar i regel alldeles för sent. Som tur är så brukar den största utgiftsposten; lokalhyran faktureras i efterskott. Nästa gång jag gör en lajv kommer jag ändå att se till så att man inte är anmäld förrän jag fått en bankbekräftelse på att en viss summa kommer att överföras via autogiro ett visst antal gånger fram till speldatumet. På så vis blir avgiften mindre kännbar för deltagarna samtidigt som det aldrig kommer att saknas pengar i projektkassan.

Lokal och markservice

Det är svårt att hitta en bra lokal. Så svårt att man inte ens bör annonsera ut lajvet innan man vet att man hittat en som man kommer att ha råd med ifall man får deltagare till arrangemanget.

För det första så måste man veta vad man letar efter. Vilka krav MÅSTE lokalen uppfylla? Vanligt är att den måste ligga någorlunda ostört, kunna inhysa ett visst antal övernattande gäster, ha generösa sällskapsutrymmen och vara billig att hyra. Utöver detta så vill man hitta något som i så stor utsträckning som möjligt passar bra ihop med den historia man vill rätta. Alla alternativ har för och nackdelar.

Jag tror det är viktigt att inse att den perfekta lokalen inte finns, letar man efter ställe som lever upp till alla ens förhoppningar så kommer man aldrig att hitta något! Då gäller det att veta vad som är viktigt och vilka önskemål man kan kompromissa med. Min erfarenhet är att deltagarna kan vara väldigt överseende med detaljer ifall helhetsintrycket ändå är gott. Leta gärna efter lokaler med ”det lilla extra”. Vackra omgivningar och fin utsikt är värdefullt. Spännande atmosfär, kanske i form av autentiska spökhistorier om godset kan vara tacksamma att integrera i fiktionen. Tidstypiska detaljer i möblemanget kan vara ovärderligt ifall man gör ett spel i historisk miljö . En öppen spis eller en vedeldad bastu kan skapa massor med gemyt precis som spännande, lite avskiljda utrymmen för möten och intriger. Just möjligheten att kunna röra sig mellan flera platser brukar uppskattas mycket även om det bara handlar om olika byggnader på samma tomt.

Det är svårt att ge generella råd om var man ska leta eftersom det hänger så tätt ihop med vad man vill göra. Ett tips är att höra med turistbyrån i alla de kommuner där man kan tänka sig att hålla lajvet. De brukar ha bra koll på kursgårdar, säsongsstängda vandrarhem och tomma, kommunägda herrgårdar. Bor man i en stad kan de olika stadsdelsförvaltningarna och stadsarkitektkontoret vara till hjälp. Har man gott om pengar kan man anlita en så kallad ”location scout” som har som yrke att leta efter lokaler utifrån givna förutsättningar för filminspelningar, fester och sådant.

I dom här sammanhangen är det vanligt (nästan en regel) att uthyrarna tar betalt per gäst och natt. Prisnivån brukar vara ungefär den samma som på ett billigt vandrarhem, 150:-/natt kan fungera som ett riktmärke. Om vi har ett lajv med tre övernattningar så kostar alltså bara boendet 450:-per deltagare. Det ligger förmodligen farligt nära smärtgränsen för de flesta arrangörer, deltagaravgiften ska räcka till mycket annat. Lite billigare kan det bli om alla tar med egna sängkläder. Kom också ihåg att man alltid kan förhandla om priset.

Hyr man varenda säng så är det rimligt med en rejäl rabatt. Särskilt om det är lågsäsong. Ett annat sätt att lösa situationen är att ta in mer folk än vad vandrarhemmet normalt har sängar till och placera lågstatusroller på extramadrasser i större sovsalar. Detta sänker priset per deltagare men man kanske bör ha en annan avgift för de som inte får egen säng att sova i. Det kan dock hända att brandmyndigheten gått igenom lokalen och bestämt hur många som får sova där.

En annan sak som kan vara viktig att veta är hur stor belastning el och vattenförsörjningen tål. När jag arrangerat har det varit mer regel än undantag att proppar gått och att viss köksutrustning inte kunnat användas tillsammans med annan utrustning. Ta reda på om varmvattentillgången är obegränsad eller om det gäller att spara på dusch och diskvatten. Om fastigheten har en egen brunn kan det till och med vara så att allt vatten tar slut.

Detta hände under Gyllenstiernas Gästabud, det första lajv som jag arrangerade. Då räddades vi av en närbelägen bäck som fick försörja arrangemanget med diskvatten och spolvatten till toaletterna… Under nästa lajv i samma kampanj gick det inte att använda diskmaskinerna eftersom varmvattnet var slut och på Det Sista Kapitlet, den avslutande uppsättningen slutade i princip hela köket att fungera eftersom det gick proppar hela tiden. Som väl var bodde det en elektriker i närheten som ryckte ut sent på kvällen i utbyte mot några flaskor vin och lite ”tjöt”. Sådan tur kan man inte räkna med och det är bra om någon i arrangörsstaben vet hur man fixar krånglande trefas, byter en propp och läser av mätinstrument i pannrummet.