Årsmöte

Från Sveroks Wiki
Hoppa till: navigering, sök

Årsmöte

Årsmötet är föreningens högsta beslutande organ, där medlemmarna samlas för att tillsammans bestämma hur föreningen ska skötas. Varje förening har årsmöte minst en gång om året, ofta på våren. På årsmötet får medlemmarna höra styrelsens redovisning av hur det har gått för föreningen under det gångna året. Därefter bestämmer man tillsammans vad föreningen ska göra under det kommande året, hur pengarna ska spenderas och vilka som ska sitta i styrelsen.

Extrainkallat årsmöte

Ett extrainkallat årsmöte är som det låter: ett extra årsmöte som hålls samma år som ett vanligt årsmöte. Styrelsen kan kalla till ett sådant om det behövs. Till exempel om det är någon stor och viktig fråga som medlemmarna måste vara med och bestämma om eller om någon i styrelsen har hoppat av och det behöver hållas ett nytt val.

Olika former av årsmöten

Den här artikeln fokuserar på den vanligaste årsmötesforumen: Ett fysiskt möte där deltagarna träffas. Det finns även några andra mötesforumet som du kan läsa mer om på respektive sida:

Årsmötesguide

Inför årsmötet

Tanken med årsmötet är att alla medlemmar ska få tillfälle att vara med och bestämma. Om det är uppfyllt finns det inget rätt och fel sätt att hålla årsmöte, utan hur ni gör är upp till er. Det är den sittande styrelsen som kallar till årsmöte och är de som väljer plats och tidpunkt för mötet. Man kan ha möte i föreningens lokal eller så kan man träffas hemma hos någon om föreningen inte är så stor. Det går också bra att ha årsmöte över internet, till exempel över ett forum, en chatt eller Skype, eller så kan man träffas på ett café eller i skolan. Ni väljer själva den plats som passar bäst för föreningens medlemmar. Tänk på att det är viktigt att välja en tid och plats som passar för så många som möjligt.

Inför årsmötet ska medlemmarna få en kallelse till mötet. Det är ett brev, ett mail eller någon annan form av inbjudan som berättar när och var årsmötet ska hållas. I föreningens stadgar står det hur lång tid före mötet denna måste skickas ut.

I era stadgar finns det också en lista över punkter som ni ska prata om på årsmötet. En förklaring av de vanligaste punkterna finns lite längre ner i den här texten. I vissa föreningar säger stadgarna att man ska skicka ut möteshandlingar i förväg, det innebär i så fall att underlag till alla dessa punkter ska skickas ut till medlemmarna innan mötet. Det är till exempel årsredovisningen och styrelsens förslag på ny budget.

Årsmötets giltighet

Årsmöte behöver inte vara välbesökt för att vara giltigt. I praktiken är det giltigt även om det bara kommer en enda medlem. Kom det få personer till årsmötet valde ni kanske ett dåligt datum eller en dålig plats. Försök i så fall igen med ett bättre datum! Det går alltid att kalla till ett extra årsmöte.

Enligt standardstadgarna ska årsmötet hållas senast den 31 mars, men det kan stå något annat i era stadgar. Har ni missat ert sista datum är det slarvigt, men inte katastrofalt. Om ni av någon anledning missade det får ni helt enkelt kalla till ett årsmöte på ett annat datum. Gör detta så fort som möjligt, så att inte medlemmarna börjar tro att ni försöker förstöra föreningen.

Om ni helt och hållet har missat att ha ett årsmöte innebär det att ni varken kan få bidrag för de medlemmar ni hade i föreningen för det året eller för den verksamhet ni ägnade er åt. Bättre lycka nästa år!

Checklista över förberedelser inför årsmötet

  1. Läs era stadgar. Har ni tappat bort era stadgar kan ni få kopia av dem från Sverok. Har ni förbundets standardstadgar (tidigare kallade exempelstadgar) går de att ladda ner direkt från wikin.
  2. När och var: Besluta i styrelsen om datum, tid och plats för årsmötet. Välj ett datum och en plats så att så många som möjligt kan komma. Ju fler som kommer, desto bättre årsmöte.
  3. Kallelse: Alla medlemmar måste, enligt standardstadgarna, minst två veckor före mötet få veta när och var det kommer att vara, annars är inte mötet giltigt. Har ni inte förbundets exempelstadgar kan det stå något annat än två veckor.
  4. Revision: Revisorns uppgift är att granska att styrelsen skött föreningen på ett bra sätt det gångna året. För att göra detta måste revisorn få se på allting som styrelsen gjort under året. Det kan vara protokoll från styrelsemöten, kvitton på saker som föreningen köpt och kontoutdrag från föreningens konto. Om föreningens ekonomi är lite mer omfattande bör en mer formell bokföring göras och då måste revisorn naturligtvis granska även denna. På årsmötet redovisar revisorn hur granskningen gått, vanligtvis skriftligen i en så kallad revisionsberättelse. Revisorn rekommenderar även årsmötet om de skall ge styrelsen ansvarsfrihet eller inte.
  5. När det börjar närma sig. Fundera på vilka andra förberedelser som måste göras. Har ni några papper som måste kopieras till mötesdeltagarna? Vem ska vara ordförande på mötet? Bjuder föreningen på fika?

Själva mötet

I era stadgar står vilka ärenden som ni måste ta upp på mötet. Här är de punkter som finns i standardstadgarna tillsammans med vad som krävs för att er förening inte ska missa era välförtjänta bidrag. Ni kan självklart lägga till fler punkter själva om ni vill det.

  • Mötets öppnande - När mötet ska starta enligt kallelsen får någon öppna mötet, exempelvis föreningens ordförande. Det gör man genom att banka i bordet eller klinga i ett glas så att alla närvarande blir tysta och sedan säga "Jag förklarar mötet öppnat!". Därefter går man vidare till första riktiga punkten på dagordningen.
  • Val av mötets ordförande - Mötets ordförande är den som håller ordning på vem som är i tur att tala på mötet och som håller ordning på de förslag som medlemmarna ska rösta om, helt enkelt den person som leder mötet. Behöver inte vara samma som föreningens ordförande.
  • Val av mötets sekreterare - Mötets sekreterare är den som antecknar vad som beslutas på mötet. Detta kallas för årsmötesprotokollet.
  • Val av två personer att justera protokollet - Eftersom sekreteraren kan råka skriva fel i protokollet finns det två personer som hjälper sekreteraren att skriva rätt. De läser igenom protokollet efter mötet för att se till så att allt stämmer. När allt är klart intygar justerarna att protokollet är riktigt, genom att skriva sin underskrift på alla sidor.
  • Mötets behörighet - Om årsmötet har förberetts på det sätt stadgan beskriver är mötet giltigt (kallas även behörigt eller beslutsmässigt). Styrelsen brukar berätta hur förberedelserna har gått till och sedan röstar man om mötet är giltigt eller inte.
  • Styrelsens verksamhetsberättelse för förra året - Styrelsen berättar vad som hände under föregående år, och medlemmarna har chans att ställa frågor. Därefter beslutar man att lägga styrelsens berättelse till handlingarna, vilket innebär att man sparar berättelsen i protokollet. Det är därför bra om styrelsen har förberett sig både skriftligt och muntligt.
  • Ekonomisk berättelse för förra året - Här redovisar styrelsen föreningens ekonomi för förra året. Vanligtvis brukar en ekonomisk berättelse innehålla information om hur mycket pengar föreningen hade i början och i slutet av året (kallas balansräkning). Man tar också upp vad föreningen fått in för pengar och vad pengar har använts till (kallas resultaträkning). Detta kan vara detaljerat eller allmänt, lite beroende på vad medlemmarna vill veta. Även dessa berättelser sparar man i protokollet.
  • Revisorernas berättelse för förra året - På årsmötet redovisar revisorn hur granskningen av styrelsens arbete har gått, vanligtvis skriftligen i en så kallad revisionsberättelse. Revisorn rekommenderar även årsmötet om de skall ge styrelsen ansvarsfrihet eller inte.
  • Ansvarsfrihet för förra årets styrelse - Medlemmarna bestämmer här om man ger den avgående styrelsen ansvarsfrihet för det som de gjort. Det får styrelsen i de allra flesta fall. Ansvarsfrihet innebär att styrelsen inte har gjort någonting olagligt, och att medlemmarna inte tänker polisanmäla styrelsen för det som de har berättat.
  • Inkomna motioner - Om en medlem har lämnat in ett förslag till mötet i förväg kallas detta för motion. En motion kan handla om vad som helst som har med föreningen att göra.
  • Årets verksamhetsplan - Här bestämmer medlemmarna tillsammans vad föreningen ska göra fram till nästa årsmöte. Styrelsen ska under året se till att verksamhetsplanen följs. Det är bra om styrelsen förbereder ett förslag som medlemmarna kan diskutera och ändra på mötet. Det är lättare än att alla personer på mötet tillsammans ska försöka skriva en text från grunden.
  • Årets budget och fastställande av medlemsavgift - I budgeten bestämmer medlemmarna vad det man vill göra i verksamhetsplanen får kosta. Även här är det bra om styrelsen har ett förslag som mötet kan diskutera. Styrelsen lägger däri ett förslag på medlemsavgift.
  • Val av årets styrelse - För att föreningen ska kunna få bidrag från Sverok måste ni välja en styrelse på årsmötet. Det står i era stadgar vilka uppdrag i styrelsen som ni ska välja. Har ni standardstadgarna ska ni välja så många personer att det räcker till ordförande, kassör och sekreterare och vid behov även vice ordförande och/eller flera ledamöter. För att förening ska kunna få bidrag från Sverok ska styrelsen bestå av minst tre olika personer. För att föreningen ska kunna få bidrag från Sverok ska den vara oberoende av företag. Därför får föreningen inte välja in någon person i styrelsen som företräder ett företag som föreningen har betydande affärer med. Fråga personerna innan valet så att ni inte råkar välja någon som gör att era bidrag äventyras!
  • Val av årets revisor - För att föreningen ska kunna få bidrag från Sverok måste ni välja minst en revisor. Revisorns uppdrag är att kontrollera att styrelsen följer verksamhetsplan och budget. Man kan inte välja någon som redan sitter i styrelsen eftersom det är styrelsen som revisorn ska kontrollera. Därför är det också olämpligt att välja en revisor som är släkt med någon i styrelsen (detta brukar kallas för jäv). En revisor måste inte vara medlem i föreningen.
  • Val av årets valberedare - Om er förening är liten behöver ni inte välja valberedning, men i större föreningar är det praktiskt med en valberedning. Deras uppdrag är att förbereda nästkommande val av styrelse och revisor och hitta lämpliga kandidater till posterna. De lämnar sedan ett förslag till årsmötet som mötet antingen kan godkänna eller strunta i.
  • Övriga frågor - Här kan medlemmarna ta upp saker som de vill att föreningens årsmöte ska bestämma. Till skillnad från motioner är övriga frågor inte inskickade i förväg, utan är förslag och idéer som medlemmarna tar upp på plats.
  • Mötets avslutande - När ni har tagit upp allt ni vill på mötet är det dags att avsluta och spela spel istället.

Exempel på protokoll från årsmötet

Här följer ett exempel på hur ett årsmötesprotokoll kan se ut för en liten förening på 10 medlemmar.

Årsmöte, Spelföreningen, 2010-03-15

1. Föreningens ordförande Nisse Nilsson förklarar mötet öppnat.

2. Mötet konstaterar att alla medlemmar har blivit kallade två veckor innan mötet. Därför är mötet behörigt. På mötet finns 8 personer av föreningens 10 medlemmar närvarande.

3. Mötet valde Nisse Nilsson som mötesordförande.

4. Mötet valde Kalle Karlsson som mötessekreterare.

5. Mötet valde Anna Andersson och Pelle Persson till justerare.

6. Styrelsen presenterade verksamhetsberättelse för förra året:

Under året har föreningen spelat rollspel i genomsnitt varannan vecka, främst rollspelet Rollspel. Föreningen har även spelat dataspel, främst online-spelet Dataspel. Föreningen har främst träffats hemma hos någon i styrelsen, men även spelat Dataspel på ett Internet-café och vid förbestämda tillfällen då var och en har suttit hemma vid sin egen dator.

7. Styrelsen presenterade den ekonomiska berättelse för förra året:

Föreningens tillgångar i början av året: 100 kr
Föreningens inkomster under året:
Bidrag från Sverok: 5 300 (3 000 kr i verksamhetsbidrag, 800 kr i medlemsbidrag och 1 500 kr i snabbhetsbonus.)
Summa: 5 400 kr
Föreningens utgifter under året:
Inköp av rollspelsböcker: 3 000 kr
Fika: 1 200 kr
Summa: -4 200 kr	 
Resultat: 1 200 kr

Bidragen har främst använts till att köpa rollspelsböcker till rollspelet Rollspel. De har även använts till att köpa fika till rollspelstillfällena och träffarna på Internet-caféet.

8. Revisorn presenterade sin berättelse för förra året. Revisor kan konstatera att styrelsen enlighet med vad som beslutades på förra mötet har använt bidragen till att köpa rollspelet Rollspel samt fika vid träffar. Styrelsen har också informerat alla medlemmar om träffarna och organiserat dataspelande på ett föredömligt sätt. Revisorn rekommenderar därför mötet att ge styrelsen ansvarsfrihet.

9. Mötet beslutar att ge styrelsen ansvarsfrihet.

10. Mötet beslutar att föreningen ska fortsätta att hålla spelträffar med rollspelet Rollspel och dataspelet Dataspel. Mötet beslutar att fler inköp av böcker till rollspelet Rollspel ska göras. Minst fyra böcker ska köpas in. Föreningen ska även fortsätta att köpa fika under träffarna. Styrelsen föreslår också att med tanke på att så mycket pengar blivit över sedan förra året så ska styrelsen få tillåtelse att efter beslut på styrelsemöte köpa in brädspel. Vilka spel som ska köpas bestäms på styrelsemötena. Styrelsen bör ha pratat med de andra medlemmarna i föreningen innan beslutet tas. Anledningen att det ska räcka med ett styrelsemöte är att förra året var det svårt att få tag på alla i föreningen samtidigt för diskussion och röstning om vad som skulle köpas in. Det nya förslaget godtas av mötet.

11. Styrelsen föreslår en medlemsavgift på 50 kr för 2010, på inrådan av Sverok.

Tillgångar sedan förra året: 1 200 kr
Förväntade bidrag från Sverok: 4 750 kr (2 000 kr  i verksamhetsbidrag och 750 kr i medlemsbidrag och 2 000 kr för att vi har medlemsavgift)
Medlemsavgifter: 500 kr
Summa: 6 450 kr
Förväntade utgifter: 
Inköp av Rollspel: 2 600 kr
Fika och mat: 1 400 kr
Inköp av Brädspel: 1 600 kr
Summa: -5 600 kr  	
Resultat: 850 kr

12. Till föreningens styrelse valdes:

Ordförande: Nisse Nilsson Vice Ordförande: Petra Pettersson (var ej närvarande men har meddelat att hon gärna blir vald till Vice Ordförande) Kassör: Anna Andersson Sekreterare: Kalle Karlsson

13. Till revisor valdes Pelle Persson

14. Föreningen valde att inte ha någon valberedning.

15. Lars Larsson påpekar att det varit väldigt svårt att koordinera fika-köpandet. Han föreslår att de tillsätter en ny post – en fika-ansvarig. Mötet beslutar att posten fika-ansvarig ska tillsättas och att Lars Larsson ska vara fika-ansvarig. Mötet beslutar också att den fika-ansvarige är ansvarig för att skaffa en ersättare om han eller hon får förhinder.

16. Nisse Nilsson förklarar mötet avslutat.

Protokollet undertecknas av sekreterare och justerare när det är färdigt.